Questions fréquentes

Les inscriptions s’effectueront au moyen du formulaire d’inscription ci-joint, qui doit être retourné d’ici le 20 février avec le « Formulaire de régie – Musiciens » dûment complété de manière lisible (veuillez écrire en MAJUSCULES) ainsi qu’un bref historique et une photo

1)    par e-mail à : info@europeade.eu

2)    par courrier au COMITÉ INTERNATIONAL DE L’EUROPÉADE, POTTERSTRAAT 167 BUS 6, BE - 9170 SINT-PAUWELS, BELGIQUE.

Montant des frais de participation par personne :

            120 €   pour les adultes     

            120 €   pour les jeunes de 13 à 17 ans 

              75 €   pour les enfants de 3 à 12 ans

                0 €   pour les enfants de moins de 3 ans (sans leur propre matelas)

Ce montant comprend les repas du mercredi soir au lundi matin, l’hébergement dans une école et le programme.

Ce montant peut être payé en deux fois : la première partie pour le 20 février et la seconde partie pour le 1er mai.

Les frais de participation doivent également être payés par les chauffeurs de car s’ils sont considérés comme des membres du groupe et s’ils utilisent les équipements mis à la disposition des participants.

Les groupes qui annulent leur inscription – pour des raisons urgentes et impérieuses – seront remboursés après l’Européade, sous déduction de 40 € / personne pour les frais administratifs. Le paiement des frais de participation restants, à savoir 80 € / personne, ne pourra EN AUCUN CAS être reporté à l’année suivante.

Les groupes qui annulent leur inscription moins de 30 jours avant le début de l’Européade ne pourront toutefois plus être remboursés, et leur paiement ne pourra pas non plus être reporté à l’année suivante. Cette mesure est nécessaire en raison du 1er paiement que nous devons effectuer à la ville organisatrice de l’événement.

Tous les frais de voyage sont à la charge des groupes participants.

Il est demandé aux groupes d’organiser leur propre transport, y compris durant l’Européade (= car !) afin de pouvoir se rendre sans difficulté aux différents hébergements locaux.

Veuillez noter que l’autocar devra probablement parcourir des kilomètres supplémentaires étant donné que tous les groupes ne pourront pas être hébergés dans le centre-ville.

Les transports publics seront gratuits à Turku.

Les participants logeront dans des écoles de Turku. Les groupes d’enfants dormiront dans une (des) école(s) distincte(s).

Tous les participants recevront un matelas, un cintre et une chaise, et il leur est demandé d’apporter leurs propres sac de couchage ou draps ainsi qu’une couverture. Un nombre limité de lits est disponible pour les plus de 60 ans.

Les groupes voyageant ensemble dans le même car seront logés au même endroit. Cette information doit être mentionnée sur le formulaire d’inscription.

Si votre chauffeur souhaite une chambre d’hôtel séparée, c’est au groupe qu’il appartient d’organiser son hébergement. Les frais seront pris en charge par le groupe.

Les groupes peuvent arriver 1 à 2 jours avant et / ou repartir 1 à 2 jours après l’événement. Le comité d’organisation local de Turku logera les groupes dans des écoles. Une nuit supplémentaire dans ces bâtiments scolaires coûte 15 € / personne / jour pour l’hébergement, ce tarif n’inclut pas la restauration. Merci d’indiquer la référence suivante lors de votre paiement : ‘Européade – nuit supplémentaire + nom du groupe + nombre de personnes’. Les paiements doivent être effectués avant le 1er mai 2017, et doivent être versés directement sur le compte du CIE. Veuillez transmettre une copie de votre ordre de paiement au secrétariat à Sint-Pauwels à titre de preuve de paiement.

Tous les groupes qui souhaitent arriver plus tôt ou repartir plus tard sont tenus de contacter le secrétariat à Sint-Pauwels info@europeade.eu.

Les repas suivants seront fournis aux participants :

5 petits-déjeuners : jeudi, vendredi, samedi, dimanche, lundi

4 déjeuners : jeudi, vendredi, samedi, dimanche

5 dîners : mercredi, jeudi, vendredi, samedi, dimanche

Veuillez indiquer sur un formulaire d’inscription distinct le nombre de personnes de votre groupe suivant un régime alimentaire spécial (sans produits laitiers, sans lactose, faible en lactose, sans gluten, végétarien, sans poisson, sans noix, végétalien, autres). Vous pouvez transmettre ces informations, notamment les noms, jusqu’à 15 jours avant l’ouverture de l’Européade.

                                                                                              

Si vous envisagez de ne pas assister à un ou plusieurs repas parce que vous serez en excursion, ou pour toute autre raison, merci d’en informer préalablement le secrétariat (info@europeade.eu).

L’inscription du groupe s’effectuera au Gatorade Center, Artukaisentie 8, Turku. Chaque membre du groupe recevra, en plus de toutes les informations pratiques, un badge et un programme. Une brochure de la régie sera également remise au groupe.

Les groupes arrivant dans leur propre bus se rendront directement au Gatorade Center.

Les groupes arrivant à Turku sans bus seront pris en charge par la ville et directement transférés de l’aéroport / du port / de la gare ferroviaire de Turku à leur hébergement. Les responsables des groupes seront ensuite conduits sur le lieu d’inscription.

L’inscription au Gatorade Center est uniquement ouverte le mercredi 26 juillet 2017. Les groupes arrivant le jeudi ou le vendredi sont tenus de s’inscrire au bureau de l’Européade situé dans le Village de l’Européade, Linnakatu 54, Turku.

Il est recommandé d’assurer vos bagages, vos instruments et vos costumes contre le vol.

Le CIE n’est aucunement responsable des dommages causés aux participants ou à leurs effets personnels.

Il faut le signaler aux personnes responsables de l’école où loge votre groupe.

Seuls les journalistes titulaires d'une carte de presse officielle seront acceptés en tant qu'invités. Leurs frais d'hôtel - uniquement pour la durée de l'Européade, c'est-à-dire du mercredi 26 au dimanche 30 inclus - seront payés par le Comité Organisateur. L'IEC décidera de la participation des journalistes désignés. Les dépenses des personnes qui accompagnent les journalistes seront payées par les journalistes eux-mêmes.

Les journalistes doivent faire parvenir au Comité de l'Européade à Sint-Pauwels les informations suivantes avant le 1er mai 2017 - Leurs nom, prénom et adresse

- Une photocopie de leur carte de presse officielle

- Le nom de la publication qu'ils représentent (également d'application pour les journalistes de la radio et de la télévision)

Il est demandé aux journalistes de consacrer à l'avance un article sur l'Européade, et de publier un rapport dans un journal ou un magazine dans un délai d'un mois après l'Européade, de préférence accompagné de quelques photographies. Ils sont priés de transmettre une copie originale des deux articles au secrétariat d'Européade à Sint-Pauwels.

Nous attendons des médias visuels qu'ils nous fassent parvenir une copie de la vidéo enregistrée, après l'Européade.

Les journalistes qui ne nous fournissent pas la publication de leur couverture ne seront plus invités à l'avenir.

À leur arrivée à Turku, les journalistes sont priés de se présenter au secrétariat - Gatorade Center, Artukaistentie 8, 20210 Turku - où ils recevront toutes les informations nécessaires concernant leur séjour.

Le conseil municipal invite les groupes à une réception.

Les groupes sont libres de déléguer chacun 2 responsables à la réception.

La réception se tient le samedi matin de 10h00 à 13h00.

Nous vous prions de ne PAS amener de cadeaux, parce que nous sommes d’avis que votre participation avec un magnifique spectacle est le plus beau présent que vous puissiez offrir.

Par contre, votre présence serait appréciée, et il vous sera ainsi possible de rencontrer d’autres responsables de groupe ou des amis.

En consultation avec les autorités locales, le CIE se réserve le droit de modifier ou d’annuler le programme de l’Européade, en tout ou partie, pour des raisons de sécurité.

Chaque groupe se produira au moins une fois au cours de l’une des deux manifestations majeures (manifestation d’ouverture ou de clôture), seul ou en compagnie d’autres groupes de sa région. La durée de ce spectacle est limitée strictement à 3 minutes pour chaque groupe ! Nous vous demandons instamment de ne pas dépasser le temps qui vous est imparti !

Des spectacles distincts supplémentaires sont prévus le vendredi & le samedi :

•           Des groupes d’enfants et de jeunes lors du concert d’enfants et de jeunes

•           Des groupes musicaux lors du concert musical

•           Des chœurs lors du concert de chœurs

Vous trouverez la durée de ces différents spectacles dans les programmes respectifs.

La régie s’engage à :

-        Distribuer les performances de manière juste et honnête, conformément aux possibilités offertes.

-        Vous informer de l’inscription d’autres groupes dans votre région ou communauté nationale afin de vous permettre de préparer un spectacle ensemble.

-        Vous informer à l’avance du programme de l’événement au cours duquel vous vous produirez.

-        Vous fournir à l’avance par e-mail un dossier de documentation complet. Ce dossier contiendra des cartes, des itinéraires et les programmes de tous les événements de l’Européade.

Les musiciens qui ont besoin d’une amplification pour leurs instruments pourront compter sur une amplification limitée, sous réserve de notification préalable et conforme sur le « Formulaire régie – Musiciens » que vous trouverez ci-joint.

Toutes les scènes sont équipées d’un lecteur CD/ MP3 et d’une amplification sonore.

L’Européade est un événement qui met en valeur de manière égale tous les aspects de la culture populaire européenne, qu’il s’agisse de danse, de chant, de musique, de drapeaux, de costumes nationaux, etc. C’est pourquoi nous souhaitons que chaque groupe soit présent à tous les événements, en costume traditionnel, dans l’esprit des objectifs de l’Européade, en signe de respect à l’égard des autres.

Le soir des inscriptions, tous les participants à l’Européade sont invités par la ville et par ses groupes folkloriques locaux à la Soirée d’accueil pour vous remercier de votre présence.

Cette soirée est gratuite pour tous les participants à l’Européade ainsi que pour le public local. Voilà donc d’emblée une première occasion de fraterniser avec la ville et de retrouver vos amis de l’Européade.

Pendant les cérémonies d’ouverture et de clôture, les groupes de danse se produiront en tant que représentants de leur région ou de leur communauté nationale. En raison du nombre sans cesse croissant de groupes participants (250 groupes ont participé en 2015), il est devenu impossible d’octroyer un temps de spectacle individuel à chaque groupe de danse lors de ces événements. C’est pourquoi nous insistons pour que les groupes de danse de la même région ou de la même communauté nationale préparent un spectacle ensemble. La régie contactera ces groupes de danse en temps voulu. Tous les arrangements doivent être conclus préalablement ; il ne sera pas possible d’accepter ou d’apporter des changements sur place.

Toutes les prestations durant les cérémonies d’ouverture et de clôture doivent être réalisées avec de la musique live.

La durée de la prestation est de maximum 3 minutes (en raison du grand nombre de groupes participants).

Un concert de chorales aura lieu au Turku Concert hall (Aninkaistenkatu 9 – 1 002 sièges) le vendredi de 19 h à 22 h. Plusieurs ensembles vocaux se produiront durant ce concert.

Il s’agit d’une soirée réservée aux chœurs, comportant donc uniquement du chant (éventuellement accompagné par des instruments de musique) - il n'y a ni morceaux musicaux, ni danses (même pas simultanément).

La durée de la prestation dépend du nombre de groupes participants.

Les groupes d’enfants et de jeunes ont la possibilité de se produire à l’occasion d’une présentation exclusivement réservée aux groupes de danseurs âgés de moins de 18 ans.

Les groupes se produiront au Village de l’Européade sur la place Varvintori (Linnankatu 60) le jeudi et vendredi de 14 h à 16 h.

La durée de la prestation dépend du nombre de groupes participants.

Les groupes de musique ont la possibilité de se produire sur la scène principale du Village de l’Européade. Il s’agit d’un concert musical, comportant donc uniquement de la musique – ni chant et/ou danses (même pas simultanément).

La durée de la prestation dépend du nombre de groupes participants.

Il y aura 13 scènes dans le centre-ville pour les spectacles de rue : 2 pour les groupes de musique et 11 pour tous les groupes.

Nous espérons que tous les groupes participeront aux performances individuelles pendant les spectacles de rue prévus du jeudi au samedi.

Afin d’assurer une participation maximale des groupes aux spectacles de rue, nous demandons à chaque groupe de réaliser au moins 2 spectacles de rue. Veuillez indiquer sur le formulaire d’inscription quel(s) jour(s) vous préférez réaliser votre spectacle.

Limitez chacun de vos spectacles à 25 minutes maximum. Ce par respect pour les autres groupes. Les 5 minutes restantes servent à donner la possibilité au groupe suivant de se placer correctement.

Toutes les scènes sont équipées d’un lecteur CD/ MP3 et d’une amplification sonore.

Le Village de l’Européade sera le cœur de l’Europoïde. Vous y trouverez la scène principale, le Forum (bureaux d’information des anciennes et futures villes hôtes de l’Européade), des ateliers d’artisanat, des ateliers pour les enfants, un marché folklorique, une exposition photos, des restaurants et des cafés. Tous les événements en soirée seront également organisés au Village de l’Européade.

La scène principale est équipée d’une amplification sonore.

Du jeudi au dimanche inclus, vous pourrez aller admirer entre 10 h 00 et 18 h 00 une exposition de photos changeant en permanence sur cette 54e Européade. Le premier jour, vous y trouverez des photos de l’Européade précédente à Namur (BE).

Les photographes réalisent ensuite chaque jour de nouvelles images des manifestations et de l’ambiance dans la ville, que vous pouvez déjà aller visionner le lendemain dans cette exposition.

Cette exposition aussi est gratuite pour tous les participants à l’Européade et il vaut certainement la peine d’aller y jeter un coup d’œil.

Qui sait, vous y découvrirez peut-être votre propre groupe en action ou des membres de votre groupe dans de magnifiques poses.

Le jeudi et le vendredi soir, une fête de musique de danse aura lieu au Village de l’Européade. Il est demandé aux groupes de musique de jouer de la musique de danse lors de cette fête nocturne.

Le cortège suit la rive de la rivière de la cathédrale au Village de l’Européade, et le parcours compte 2,4 km. Il a lieu le samedi de 15h00 à 18h00.

La participation à la parade est obligatoire. Il est crucial que les groupes avancent en permanence. N’oubliez pas d’emporter vos drapeaux ainsi que le drapeau de l’Union européenne. Chaque groupe recevra un panneau à son nom, qui devra précéder le groupe pendant le défilé.

Pendant toute la durée du cortège, il est permis de danser, à la condition expresse que les danseurs ne fassent pas du sur place et qu’ils ne retardent pas les autres groupes. Il est également INTERDIT de s’arrêter devant la tribune/le podium où est installé le conseil municipal, les invités et les membres du CIE. Bien entendu, les spectacles en mouvement ininterrompu sont autorisés et même très appréciés.

Il n’est pas nécessaire que tous les groupes soient présents dès 14 h 30.  Pour éviter de longues attentes, nous vous proposons le schéma suivant :     

Les groupes numérotés de     1 à   50   doivent se présenter au plus tard à 14 h 30

Les groupes numérotés de   51 à 100   doivent se présenter au plus tard à 15 h 00

Les groupes numérotés de 101 à 150   doivent se présenter au plus tard à 15 h 30

Les groupes numérotés de 151 à 200   doivent se présenter au plus tard à 16 h 00

Les groupes numérotés de 201 à 250   doivent se présenter au plus tard à 16 h 15

Les groupes numérotés de 251 à 296   doivent se présenter au plus tard à 16 h 30

Il y aura des pancartes numérotées qui vous permettront de trouver facilement votre emplacement au sein du cortège. Des collaborateurs de la régie peuvent aussi vous amener à votre lieu de départ.

Attention !! 

Ces numéros d’ordre (sur la face avant de votre pancarte) ont trait à votre ordre dans le défilé, et NON PAS à votre numéro administratif. Emportez votre pancarte numérotée dans le cortège.

Le bal de l'Européade pour les groupes d’enfants et de jeunes se tient 1,5 heure avant le bal de l’Européade traditionnel afin que les plus jeunes parmi nous puissent aussi goûter l'ambiance d'un bal de l'Européade convivial.

Tous les groupes d’enfants et de jeunes y sont invités. La musique sera assurée par des groupes musicaux qui sont présent à cette Européade.

 

Nous voulons donner aux groupes l’occasion d’assister à un atelier où les groupes régionaux finlandais peuvent enseigner aux autres groupes et au public finlandais l’une de leurs danses typiques régionales.

Les ateliers de danses sont organisés sur la scène principale du Village de l’Européade.

Un atelier sera organisé à l’intention des groupes d’enfants et de jeunes.

Pendant cet atelier, les enfants apprendront ensemble une création de danse de la région d’accueil sous la direction d’accompagnateurs professionnels, qu’ils présenteront au public lors de la manifestation finale du dimanche.

Les danses ont déjà été envoyées au préalable et elles auront déjà été apprises/étudiées dans les groupes individuels. Les danses seront répétées dans les ateliers, mais on apprendra surtout la disposition et la chorégraphie pour dimanche.

Nous nous limitons à 1 workshop. Aussi, nous prions tous les groupes d’enfants et de jeunes d’être présents à coup sûr afin de pouvoir commencer à l’heure exacte. Ils pourront ainsi briller avec un grand groupe lors de la manifestation de clôture.

Le jeudi et le vendredi de 22h30 à 24h00, des jam-sessions sont prévues pour les musiciens dans les cafés du centre-ville. Plusieurs groupes musicaux, qui se sont inscrits à cet effet, commenceront à jouer leur propre musique et à l’échanger entre eux. Il est logique et recommandé que tous les musiciens de tous les groupes puissent les rejoindre. Les musiciens jouent sans amplificateur.

Emportez quelques ‘copies papier’ de chouettes morceaux de votre répertoire. Cela facilitera le jeu d’ensemble.

Tous les autres participants de l’Européade qui ne font pas de musique sont évidemment les bienvenus pour écouter leur musique et danser librement sur celle-ci.

Les régions qui se produisent ensemble lors de la manifestation d’ouverture ou de clôture ont l’occasion de répéter leur danse régionale le jeudi (avant la manifestation d’ouverture) et/ou le dimanche (avant la manifestation de clôture).

Les groupes d’enfants et de jeunes ont également une répétition pour la danse commune pendant l’atelier le samedi et une répétition générale le dimanche de 10 h 00 à 10 h 30.

Une répétition est également prévue pour les groupes qui ont été appelés à exécuter les transferts de drapeaux.

Jeudi de 09 h 00 à 10 h 00 transfert de drapeaux Manifestation d’ouverture

Dimanche de 09 h 00 à 10 h 00 transfert de drapeaux Manifestation de clôture

La répétition pour la commémoration des morts a lieu le jeudi de 10h00 à 11h00.

Une carte gratuite vous donnant accès, lors d’un séjour temporaire dans les 28 États de l’UE, en Islande, au Liechtenstein, en Norvège et en Suisse, aux soins médicaux nécessaires au sein du système de santé publique. Cette carte prouve que vous êtes en règle avec l’assurance maladie dans votre pays d’origine. Vous obtenez les soins aux mêmes conditions et au même coût (gratuitement dans certains pays) que les personnes qui sont assurées dans le pays en question.

Important – la carte européenne d’assurance maladie :

- n’est pas une alternative à une assurance voyage. La carte ne couvre pas les soins de santé privés ou les frais, par exemple, de rapatriement ou de biens perdus/volés.

- ne couvre pas les frais si vous voyagez dans le but explicite de subir un traitement médical.

- ne donne pas la garantie d’obtenir gratuitement des soins. Étant donné que le système de santé publique est différent dans chaque pays, des services qui sont gratuits dans son propre pays, peuvent entraîner des frais dans un autre pays.

Attention : si vous déménagez dans un autre pays, vous ne pouvez pas utiliser la carte européenne d’assurance maladie, mais vous devez vous enregistrer avec le formulaire S1 pour obtenir des soins médicaux à votre nouveau domicile.

Applications

La carte européenne d’assurance maladie :

- est individuelle (chaque membre de la famille doit donc posséder sa propre carte)

- est uniquement valable lors d’un séjour temporaire

- se limite aux soins médicaux imprévus

Pour des situations sanitaires plus spécifiques, comme une hospitalisation ou un rapatriement, une assurance complémentaire peut couvrir la plupart des frais.

Si vous avez payé votre cotisation à l’assurance maladie obligatoire, vous pouvez retirer gratuitement la carte européenne d’assurance maladie auprès de votre mutualité. Certaines mutualités offrent même la possibilité de commander la carte en ligne.

Demandez la carte à temps afin qu’elle soit en votre possession avant votre départ.

La carte européenne d’assurance maladie est valable deux ans maximum. Si vous perdez la carte, votre mutualité peut vous remettre un certificat de remplacement provisoire. Dans des situations urgentes, votre mutualité peut envoyer la carte par fax ou par e-mail dans le pays où vous séjournez.

Le Forum ou ‘Village de l’Européade’ est un lieu de rencontre où nous donnons une place aux villes de l’Européade pendant toute la durée de l’événement. Peuvent y participer les anciennes villes hôtes de l'Européade ainsi que les villes candidates. Elles y font leur promotion au moyen de brochures touristiques ou de leurs spécialités locales (friandises, boissons…)

C’est un lieu où les groupes peuvent se rencontrer et découvrir les villes où vont s'installer les prochaines caravanes de l'Européade. Ici se produisent (généralement) aussi les groupes participants dans le cadre des spectacles de rue.

Auprès du CLO (Comité local d’organisation). Celui-ci décide notamment si l’accès aux non-participants est payant ou non.

À Turku, voir www.europeade2017.fi

Lors de l'inscription, vous avez payé 50 % des frais d'inscription. Avec le 2ème paiement (avant le 01/05), le solde peut être adapté au nouveau nombre de participants, qu'il soit supérieur ou inférieur.

Jusqu'au 15/06, nous pourrons rembourser le trop-perçu. Après cette date, ce ne sera plus possible, étant donné que nous aurons alors effectué le 1er versement à la ville organisatrice.