Veel terugkomende vragen

Opdat uw inschrijving geldig zou zijn, moet 50% van het inschrijvingsgeld worden gestort op de volgende rekening:

IBAN BE65 4033 0607 6196 

BIC KREDBEBB

van het INTERNATIONAAL EUROPEADE COMITÉ,

KBC bank Wijnegem, Turnhoutsebaan 297, BE – 2110 Wijnegem.

Alleen betalingen op deze rekening worden aanvaard. Het Internationaal Comité zal elke andere vorm van inschrijving en betaling weigeren. Belangrijk! Alle bankkosten zijn voor rekening van de groep.

Vermeld bij elke betaling altijd de naam van de groep. Er zijn in het verleden veel problemen geweest met betalingen die zonder naamreferentie werden ontvangen. Dat leidt onvermijdelijk tot nodeloze kosten en werk.

Het saldo moet uiterlijk op 1 mei 2017 op dezelfde rekening worden ontvangen.

Groepen die voor deze datum het volledige bedrag van het inschrijvingsgeld niet hebben betaald, moeten helaas worden geweigerd.

1ste betaling samen met de inschrijving  vóór 20-02-2017

Saldo vóór 01-05-2017

Dansgroepen met minder dan 10 dansers moeten zich bij een andere groep aansluiten om een groep van meer dan tien leden te vormen. Iedereen betaalt zijn of haar deelnamevergoeding via de grotere groep, niet individueel.

Alle betalingen moeten vooraf gebeuren. Wij kunnen op woensdag 26 juli in Turku geen extra personen inschrijven en geen betaling van inschrijvingsgeld aanvaarden.

Om organisatorische redenen kunnen alleen vooraf ingeschreven groepen worden aanvaard.

Groepen die met minder deelnemers arriveren dan aanvankelijk gemeld en betaald, zullen geen terugbetaling ontvangen.

Groepen die – om dringende en dwingende redenen – hun inschrijving annuleren, zullen na de Europeade hun inschrijvingsgeld terugkrijgen, na aftrek van 40 €/persoon voor administratiekosten. Het restant, dus 80 €/persoon, kan NIET worden overgedragen naar het volgende jaar.

Groepen die hun inschrijving minder dan 30 dagen voor het begin van de Europeade annuleren, ontvangen echter geen terugbetaling en kunnen hun betaling evenmin overdragen naar het volgende jaar. Deze maatregel is nodig vanwege de eerste betaling die wij aan de organiserende stad moeten doen.

De deelnemende groepen betalen alle reiskosten zelf.

De groepen worden verzocht om ook tijdens de Europeade zelf voor hun vervoer te zorgen (= bus), om te verzekeren dat de reizen naar de verschillende verblijven vlot verlopen.

Gelieve te noteren dat de bus extra kilometers kan/zal afleggen, aangezien niet alle groepen onderdak kunnen krijgen in het centrum van de stad.

Het openbaar vervoer in Turku is gratis.

De deelnemers verblijven in scholen in Turku. De kindergroepen zullen in één of meer aparte scholen verblijven.

Alle deelnemers ontvangen een matras, een kleerhanger en een stoel en moeten hun eigen slaapzak of lakens en een deken meebrengen. Voor de 60-plussers is een beperkt aantal bedden beschikbaar.

Groepen die samen met dezelfde bus reizen, logeren op dezelfde plaats. Dit moet op het inschrijvingsformulier worden vermeld.

Als uw chauffeur een aparte hotelkamer nodig heeft, moet de groep ervoor zorgen. De groep draagt de kosten.

De groepen kunnen 1-2 dagen vroeger arriveren en/of 1-2 dagen later vertrekken. Het lokale organiserende comité van Turku zal de groepen in scholen onderbrengen. Een bijkomende overnachting in het schoolgebouw kost 15 €/persoon/dag voor het verblijf, maaltijden niet inbegrepen. Gelieve bij uw betaling de volgende referentie te vermelden: 'Europeade – bijkomende overnachting + naam van de groep + aantal personen'. De betalingen moeten voor 1 mei 2017 gebeuren, rechtstreeks op de rekening van het IEC. Gelieve een kopie van uw overschrijving naar het secretariaat in Sint-Pauwels te sturen als bewijs van de betaling.

Alle groepen die vroeger willen arriveren of later vertrekken, moeten contact opnemen met het secretariaat in Sint-Pauwels  info@europeade.eu.

De volgende maaltijden worden voor de deelnemers verzorgd:

5 x ontbijt: donderdag, vrijdag, zaterdag, zondag, maandag

4 x lunch: donderdag, vrijdag, zaterdag, zondag

5 x avondmaal: woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag, zondag

Gelieve op een afzonderlijk registratieformulier het aantal mensen van uw groep te vermelden die speciale dieetbehoeften hebben (zuivelvrij, lactosevrij, lactosearm, glutenvrij, vegetarisch, geen vis, geen noten, veganistisch enz.). U kunt deze informatie, met inbegrip van de namen, tot 14 dagen voor het begin van de Europeade overmaken.                                                                                

Indien u van plan bent om een of meer maaltijden niet te gebruiken, omdat u een uitstap maakt of om andere redenen, verzoeken wij u vriendelijk het secretariaat (info@europeade.eu) vooraf te informeren.

De groepen worden ingeschreven in het Gatorade Center, Artukaisentie 8, Turku. Ze ontvangen dan alle praktische informatie, samen met een badge en een programmabrochure voor elk lid van de groep, en één productiebrochure voor hun groep.

 Groepen die met hun eigen bus arriveren, rijden recht naar het Gatorade Center.

 Groepen die zonder bus in Turku aankomen, zullen door de stad rechtstreeks van de luchthaven/de haven/het station van Turku naar hun verblijf worden gebracht. Daarna zullen hun groepsleiders van de school naar de inschrijving worden gebracht.

 De inschrijving in het Gatorade Center is alleen op woensdag 26 juli open. Groepen die op vrijdag aankomen, moeten zich inschrijven op het kantoor van de Europeade in het Europeadedorp, Linnakatu 54, Turku.

Het is aanbevolen dat u uw bagage, instrumenten en kleding tegen diefstal te verzekeren.

Het IEC is niet verantwoordelijk voor mogelijke schade die de deelnemers of hun bezittingen zouden lijden.

Dit moet men melden aan de verantwoordelijke personen in de school waar uw groep verblijft.

Enkel journalisten in het bezit van een officiële perskaart zullen als gasten worden aanvaard. Hun hotelkosten worden – enkel gedurende de Europeade, d.w.z. van woensdag t.e.m. zondag – betaald door het Organisatiecomité. Het I.E.C. beslist over de registratie voor de deelname van voorgedragen journalisten. De journalisten staan zelf in voor onkosten voor eventuele personen die hen vergezellen.

Journalisten moeten voor 1 MEI 2017 de volgende informatie verstrekken aan het Europeade-comité in Sint-Pauwels:

     - Hun familienaam, voornaam en adres

     - Een fotokopie van hun officiële perskaart

     - Naam van de publicatie die ze vertegenwoordigen (dit geldt ook voor radio- en televisiereporters)

Van de journalisten wordt verwacht dat ze vooraf één artikel aan de Europeade wijden en uiterlijk een maand na de Europeade ook een verslag in een krant of magazine publiceren, bij voorkeur met enkele foto’s. Ze worden verzocht om van beide artikelen een origineel exemplaar naar het secretariaat van Europeade in Sint-Pauwels te sturen.

Van de visuele media verwachten we na de Europeade een kopie van de opgenomen video.

Journalisten die nalaten om ons hun verslaggeving te bezorgen, zullen in de toekomst niet meer worden uitgenodigd.

Bij aankomst in Turku dienen journalisten zich aan te melden bij het secretariaat – Gatorade Center, Artukaistentie 8, 20210 Turku – waar ze alle nodige informatie omtrent hun verblijf zullen ontvangen.

Het stadsbestuur nodigt de groepen uit op een ontvangst met receptie.

 De groepen zijn vrij om elk 2 verantwoordelijken naar de receptie af te vaardigen. De ontvangst vindt plaats op zaterdagvoormiddag 10:00 tot 13:00.

Wij vragen de groepen om GEEN cadeaus mee te brengen, omdat we vinden dat het mooiste geschenk dat jullie kunnen geven uw deelname is met een prachtig optreden.

 uw aanwezigheid wordt wel op prijs gesteld en zo is er de mogelijkheid om andere of bevriende groepsverantwoordelijken te ontmoeten.

In overleg met de plaatselijke autoriteiten behoudt het IEC zich het recht voor om wegens veiligheidsredenen het programma van de Europeade geheel of gedeeltelijk te wijzigen of te annuleren.

Elke groep treedt minstens één keer op tijdens één van de twee grote manifestaties (Opening of Slotmanifestatie), alleen of samen met andere groepen uit de regio. De duur van dit optreden is voor iedereen strikt beperkt tot 3 minuten! Wij vragen u met aandrang deze toegewezen tijd van optreden niet te overschrijden!

Op vrijdag & zaterdag zijn er nog extra afzonderlijke optredens voorzien :

  • Kinder- en Jeugdgroepen op het Kinder- en Jeugdconcert
  • Muziekgroepen tijdens het muziekconcert
  • Koren op het koorconcert

De duur van deze verschillende optredens vindt u in de respectievelijke programma’s.

Het productiemanagement zal:

-       De optredens billijk en eerlijk verdelen, afhankelijk van de aangeboden mogelijkheden;

-       U informeren over de inschrijving van andere groepen uit uw regio of nationale gemeenschap, zodat u een gezamenlijke voorstelling kunt geven;

-       U vooraf informeren over het programma van het evenement waarin u zult optreden;

-       U vooraf via e-mail een documentatiemap sturen. De informatie omvat kaarten, routebeschrijvingen en de programma's van alle evenementen waar uw groep aan zal deelnemen tijdens de Europeade.

De muzikanten die versterking nodig hebben voor hun instrumenten, kunnen op een beperkte versterking rekenen, op voorwaarde dat zij ze vooraf aanvragen op het bijgevoegde 'Podiumformulier – Muzikanten'.

U kunt op alle podia cd/mp3 en geluidsversterking gebruiken.

 De Europeade maakt op gelijke voet promotie voor alle aspecten van de Europese volkscultuur, van dans tot zang, muziek, vendelzwaaien, nationale klederdrachten, enz. Daarom verwachten wij dat alle groepen op alle evenementen aanwezig zijn in hun traditionele klederdracht, in de geest van de doelstellingen van de Europeade en als teken van respect voor de anderen.

De avond van de inschrijvingen worden alle deelnemers aan de Europeade uitgenodigd door de stad en door zijn plaatselijke Folkloregroepen op de Welkomstsavond als dank voor jullie aanwezigheid.

Deze avond is gratis toegankelijk voor alle deelnemers aan de Europeade en het plaatselijke publiek. Dus onmiddellijk een eerste gelegenheid om te verbroederen en je eerdere Europeadevrienden opnieuw te ontmoeten.

 Tijdens de openings- en de slotceremonie treden de dansgroepen op als vertegenwoordigers van hun regio of nationale gemeenschap. Vanwege het voortdurend grotere aantal deelnemende groepen (250 groepen in 2015) is het onmogelijk geworden om elke dansgroep tijdens deze evenementen tijd te geven voor een individueel optreden. Daarom moeten wij erop aandringen dat dansgroepen van dezelfde regio of nationale gemeenschap een gezamenlijk optreden voorbereiden. Het productiemanagement zal tijdig contact opnemen met de betreffende dansgroepen. Alle afspraken moeten vooraf worden gemaakt; wijzigingen ter plekke kunnen niet worden toegepast of aanvaard.

Alle optredens tijdens de openings- en slotceremonie moeten met live muziek worden uitgevoerd. De duur van het optreden is maximaal 3 minuten (vanwege het grote aantal groepen dat deelneemt).

Het koorconcert vindt vrijdag plaats van 19.00 tot 22.00. Dit jaar in het concertgebouw van Turku (Aninkaistenkatu 9), dat 1002 plaatsen heeft. Dit akoestische concert bestaat uit optredens van vocale groepen.

Het gaat om een kooravond dus enkel zang (eventueel begeleid door muziekinstrumenten),  geen muzieknummers of dansen (ook niet simultaan).

De duur van de optredens hangt af van het aantal deelnemende groepen.

Kinder- en Jeugdgroepen hebben de mogelijkheid zich apart te manifesteren tijdens een aparte voorstelling speciaal voorbehouden aan groepen met dansers jonger dan 18 jaar.

 Zij treden op in het Europeadedorp, op het Varvintoriplein (Linnankatu 60) op donderdag en vrijdag van 14.00 tot 16.00.

 De duur van de optredens hangt af van het aantal deelnemende groepen.

De muziekgroepen kunnen optreden op het hoofdpodium van het Europeadedorp. Het gaat om een muziekconcert  dus enkel muziek, geen zang en/of dansen  (ook niet simultaan).

De duur van de optredens hangt af van het aantal deelnemende groepen.

In het stadscentrum zullen 13 podia voor straatoptredens worden voorzien, 2 voor alleen muziekgroepen en 11 voor alle groepen.

Wij hopen dat alle groepen van donderdag tot zaterdag individuele straatoptredens zullen verzorgen.

Het is onze bedoeling om zoveel mogelijk groepen aan de straatoptredens te doen deelnemen. Daarom vragen wij elke groep om ten minste 2 straatoptredens te verzorgen. Gelieve op het inschrijvingsformulier te vermelden op welke dag(en) u liefst zou optreden.

Beperk elk van je optredens tot maximum 25 minuten. Dit doen je uit respect voor je collega-groepen. De resterende 5 minuten dienen om de volgende groep de mogelijkheid te geven zich correct en degelijk op te stellen.

U kunt op alle podia cd/mp3 en geluidsversterking gebruiken.

Het Europeadedorp is het hart van de Europeade. U vindt er het hoofdpodium, het Forum (met informatie over de vorige en volgende Europeadesteden), ambachtelijke workshops, workshops voor kinderen, een folkloremarkt, een fototentoonstelling, restaurants en cafés. Ook alle avondevenementen vinden plaats in het Europeadedorp.

Het hoofdpodium is uitgerust met geluidsversterking.

Van donderdag tot en met zondag kan u tussen 10:00 en 18:00 uur naar een permanent variërende fototentoonstelling over deze 54ste Europeade gaan kijken. De eerste dag vindt u er foto’s terug van de vorige Europeade in Namur (BE).

Fotografen trekken daarna dagelijks nieuwe beelden van de manifestaties en van de sfeer  waarnaar je de dag daarop reeds kan gaan kijken op deze tentoonstelling.

Ook deze tentoonstelling is gratis voor alle Europeadedeelnemers en zeker de moeite waard om er een kijkje te gaan nemen.

Wie weet ontdek je daar je eigen groep in actie of individuele leden van je groep in schitterende poses.

Op donderdag- en vrijdagavond is er een feest met dansmuziek in het Europeadedorp. Muziekgroepen worden verzocht om dansmuziek te spelen op het 'Europeade by Night' feest in het dorp.

De optocht volgt de oever van de rivier van de kathedraal naar het Europeadedorp en bedraagt 2,4 km. Dit op zaterdag van 15.00 tot 18.00.

 De deelname aan de optocht is verplicht. Het is van het grootste belang dat de groepen altijd in beweging blijven. Breng naast uw eigen vlaggen de vlag van de EU mee. De groepen krijgen een bord met hun naam dat voor de groep moet worden gedragen.

Er mag tijdens de gehele optocht gedanst worden op strikte voorwaarde dat men niet ter plaatse danst en de andere groepen niet ophoudt. Ook voor de tribune/podium met Stads bestuur, genodigden en IEC-leden mag de groep NIET stilstaan, maar een optreden in voortgaande beweging wordt uiteraard toegelaten en zelfs zeer geapprecieerd.

Het is niet nodig dat alle groepen reeds vanaf 14:30uur aanwezig zijn.  Om lange wachttijden te vermijden stellen wij volgende regeling voor :

Groepen met volgnummer     1 tot    50   moeten ten laatste om 14:30 u aanwezig zijn

Groepen met volgnummer   51 tot  100   moeten ten laatste om 15:00 u aanwezig zijn

Groepen met volgnummer 101 tot  150   moeten ten laatste om 15:30 u aanwezig zijn

Groepen met volgnummer 151 tot  200   moeten ten laatste om 16:00 u aanwezig zijn

Groepen met volgnummer 201 tot  250 moeten ten laatste om 16:15 u aanwezig zijn

Groepen met volgnummer 251 tot  296 moeten ten laatste om 16:30 u aanwezig zijn

Er zullen nummerborden staan, waardoor u gemakkelijk uw plaats kunt vinden. Ook regiemedewerkers kunnen u naar uw startplaats brengen.

Opgelet !! 

Deze volgnummers (op de voorzijde van uw naambord) geven uw volgorde in de optocht, dus NIET uw administratief nummer. Neem het nummerbord mee in de optocht, gedragen voor uw groep door 1 van uw leden of eventueel door uw gids.

 

 

Het Europeadebal voor Kinder- en Jeugdgroepen wordt gehouden 1,5 uur voor het traditionele Europeadebal zodat ook de jongste telgen onder ons al kunnen proeven van een sfeervol Europeadebal.

Alle kinder- en jeugdgroepen zijn hier van harte op uitgenodigd. De muziek wordt verzorgd door muziekgroepen die aanwezig zijn op deze Europeade.

We willen de groepen de kans geven om een workshop bij te wonen waar Finse groepen andere groepen en het Finse publiek één van hun typische lokale of regionale dansen kunnen aanleren.

De dansworkshops worden op het hoofdpodium in het Europeadedorp georganiseerd.

Er wordt met de kinder- en jeugdgroepen 1 workshop gehouden

Tijdens deze workshop zullen de kinderen onder begeleiding van professionele begeleiders samen een danscreatie van de gastregio aanleren, welke ze op de slotmanifestatie van zondag zullen voorstellen aan het publiek.

De dansen werden op voorhand reeds doorgestuurd en zullen in de individuele groepen al zijn aangeleerd en/of doorgenomen. Op de workshop zullen de dansen herhaald worden maar vooral ook de opstelling en choreografie voor zondag worden aangeleerd.

We beperken u en ons tot 1 workshopmoment. We vragen dan ook aan alle kinder- en jeugdgroepen om zeker aanwezig te zijn zodat we stipt kunnen starten. Zo kunnen zij met een grote groep schitteren op de slotmanifestatie.

Op donderdag en vrijdag van 22:30 tot 24:00 zijn er jam-sessie’s voor de muzikanten in cafés in het stadscentrum. Enkele muziekgroepen, die zich hiervoor hebben opgegeven, zullen starten met het spelen van hun eigen muziek en deze met elkaar uitwisselen. Het is logisch en ook aanbevolen dat alle muzikanten van alle groepen zich daarbij mogen aansluiten. Er wordt gespeeld zonder geluidsversterking.

Breng enkele ”hard copy” mee van leuke muzieknummers uit uw repertorium. Dit vergemakkelijkt alvast het samenspel. Alle andere, niet musicerende Europeade deelnemers zijn uiteraard welkom om naar hun muziek te luisteren en daar ook vrij op te dansen.

Het Forum of ‘Europeade dorp’ is een ontmoetingsplaats waar we de Europeade steden een plaats geven tijdens het hele gebeuren. Zowel de nieuwe steden als de steden waar de Europeade reeds heeft plaatsgevonden kunnen hieraan deelnemen. Zij promoten hun stad door middel van toeristische brochures en ook via hun plaatselijke specialiteiten, zoals versnaperingen en drank….

Voor de groepen is dit een plaats waar zij elkaar kunnen ontmoeten en ook kunnen kennis maken met de steden waar de volgende Europeade caravaan zal neerstrijken. Hier treden (meestal) ook deelnemende groepen op in het kader van de straatoptredens.

Bij het LOC (Lokaal Organisatie Comité). Deze beslist namelijk of de toegang voor de niet-deelnemers betalend is of niet.

Voor Turku, zie www.europeade2017.fi

Bij de inschrijving hebben jullie 50 % van het inschrijvingsgeld betaald. Met de 2de betaling (vóór 01-05) kan het saldo van de betaling aangepast worden aan het aantal deelnemers van dat moment (meer of minder).
Tot 15-06 kunnen wij het teveel betaalde bedrag terugstorten. Na deze datum kan dit echter niet meer aangezien wij dan de 1ste doorstorting hebben gedaan naar de organiserende stad.