GUIDE pour les groupes folkloriques

1. Introduction

Bienvenue dans notre guide d'informations sur l'Européade. 
Nous espérons pouvoir vous rencontrer lors d’une prochaine édition de cette organisation !

L’Européade est une fête de cinq jours pour 5.000 danseurs, musiciens, chanteurs et joueurs de drapeaux. 
Plus de 200 groupes de danse, de musique, de chant et de jeu de drapeaux y participent.

Ce n’est pas un simple événement. Nous créons l’amitié européenne et l’unité à travers notre diversité.

L’Européade est un rassemblement annuel indépendant de 5.000 personnes venant de toute l’Europe et engagées dans la danse et la musique folkloriques.
Chaque année, en été, vieux amis et nouveaux groupes se retrouvent pour une semaine, souvent dans une nouvelle ville d’Europe.
En plus de 50 ans d’existence, nous avons dansé et joué de la musique dans la plupart des pays européens.

Au cours de l'Européade, nous présentons nos danses dans de grands halls ou dans des stades lors de deux grands spectacles (chaque groupe de danse peut se produire dans l'un d'eux) ainsi que sur des scènes dans les rues de la ville. 
Les groupes de musique et les chorales ont leurs propres événements, tout comme les groupes d'enfants et de jeunes.
Nous organisons également un bal, un défilé et un service chrétien œcuménique. 
Les groupes dansent, chantent et jouent leur musique en costumes dans toute la ville, toute la journée et une partie de la nuit! 
Nous partageons notre culture régionale avec les habitants locaux et entre nous.
Pour de plus amples détails, veuillez consulter la rubrique « pendant l’Européade » reprise sur «programme ».

2. Catégories des groupes participants

2.1    Groupes de danse 

Les groupes de danse comptant moins de 10 danseurs doivent rejoindre un autre groupe de la même région pour former un groupe de plus de 10 personnes. Cela rendra votre prestation plus intéressante. 
Chaque danseur paiera son droit d’inscription via le groupe le plus important, pas individuellement.

2.2    Chorales

Les chorales doivent interpréter des chants associés à la culture folklorique de leur pays. 
Elles peuvent également être invitées à interpréter des chants religieux lors du service œcuménique chrétien.

2.3    Groupes musicaux 

Les groupes de musique qui jouent pour les danseurs et ceux qui voyagent de manière indépendante sont les bienvenus, ils auront la possibilité d’interpréter de la musique folklorique lors de concerts. 
Ils peuvent également être invités à jouer de la musique religieuse lors du service œcuménique chrétien. Les plus grands groupes peuvent également être sollicités pour jouer de la musique internationale, afin de faire danser pendant le bal de l’Européade.

2.4    Groupes de joueurs de drapeaux

Les groupes de joueurs de drapeaux auront une prestation lors du spectacle d’ouverture ou lors du spectacle de clôture et pendant le défilé.

2.5    Groupes d’enfants et de jeunes

Un grand nombre de groupes d'enfants et de jeunes se rendent à l’Européade. Ils ont un programme spécial et des spectacles, mais peuvent bien sûr aussi assister aux autres événements. 
Ils sont généralement hébergés dans une école séparée des groupes d'adultes, afin de ne pas être dérangés s'ils ont besoin de repos.
 

3. Modalités d’inscription à l’Européade

-    Avant le 20 février de l'année de l'événement auquel vous souhaitez participer, vous devez remplir le formulaire de candidature en ligne, l'envoyer au bureau de l’Européade d'Anvers et verser 50% des frais de participation (voir ci-dessous). 
Le solde du montant dû devra être reçu par le bureau d’Anvers au plus tard le 1er mai de la même année.

-    Avant le 15 mars, une confirmation officielle sera envoyée à tous les groupes dont la participation est acceptée.

-    Sur notre site web, vous pouvez suivre l’évolution du nombre de groupes et de participants déjà inscrits.
 

4. Frais d’inscription

Les frais d’inscription par personne sont les suivants :
    120 €     pour les personnes de plus de 13 ans
      75 €     pour les enfants de 3 à 13 ans 
        0 €     pour les enfants de moins de 3 ans 

Ce montant comprend les repas du mercredi soir au lundi matin, le logement dans une école et un programme.
 

5. Paiement des droits d’inscription

Lors de chaque paiement, veuillez veiller à toujours mentionner le nom du groupe. 

Tous les paiements doivent être effectués à l’avance. Nous ne pouvons enregistrer aucun participant supplémentaire ou accepter de paiement lors de l’enregistrement.

Pour des raisons d’organisation et de sécurité, seuls les participants qui ont été inscrits à l’avance pourront être acceptés.

Nous sommes dans l’incapacité de rembourser les groupes arrivant avec moins de participants que ceux qui ont été enregistrés et pour lesquels ils ont payé le droit d’inscription.

Les groupes qui sont obligés d’annuler leur inscription – pour des raisons urgentes et impérieuses – seront remboursés après l’organisation de l’Européade et après déduction de frais d’administration (40 €/personne). 
Il n’est pas possible de reporter le solde pour la manifestation de l’année suivante.

Les groupes qui annulent leur inscription moins de 30 jours avant le début de l'Européade ou arriver le mercredi avec moins de participants qu'ils ne se sont inscrits, ne seront pas remboursés et leur paiement ne pourra être transféré à l'année suivante. A cette date, nous aurons déjà transféré l'argent à la ville organisatrice qui l’aura déjà utilisé.

6. Pendant l’Européade

6.1    Arrivée

L’enregistrement des groupes a lieu uniquement le premier jour de l’Européade (généralement un mercredi et est défini et publié dans chaque appel). 

Outre les informations pratiques et les détails techniques, chaque membre du groupe recevra lors de son inscription, un badge et un programme. 

Une brochure de la régie sera remise au groupe. 
Les chefs de groupe pourront également confirmer les arrangements techniques avec l’équipe de la régie.

6.2    Hébergement et repas

Les participants sont généralement logés dans des écoles. Les enfants et leurs accompagnateurs sont hébergés dans une ou plusieurs écoles séparées des logements des adultes.

Il est possible que tous les groupes ne puissent pas loger dans le centre de la ville hôte.

Les participants recevront un matelas, une chaise, un support pour les vêtements.
Ils devront apporter leur propre sac de couchage et/ou des draps et couverture.

Les groupes voyageant ensemble dans le même autocar seront logés au même endroit. 
Assurez-vous de bien mentionner sur le formulaire d'inscription si vous partagez un autocar.

Les repas seront fournis aux participants comme suit :
5 x petits déjeuners : du jeudi au lundi
4 x lunchs paquets : du jeudi au dimanche
5 x repas chauds : du mercredi au dimanche.

Les noms des personnes ayant des besoins diététiques particuliers (sans produits laitiers, sans lactose, à faible teneur en lactose, sans gluten, végétariens, sans poisson, sans noix, végétaliens, autres…) seront renseignés sur la page H du formulaire d'inscription en ligne.

6.3    Arrangements techniques

Les musiciens qui ont besoin d'une amplification pour leurs instruments doivent le mentionner dans la rubrique «Régie - Musiciens» du formulaire de demande.
Il existe un équipement pour DVD / CD / mp3 / mp4 et des microphones pour l’amplification du son sur chaque scène.

VEUILLEZ NOTER QUE SEULE LA MUSIQUE INTERPRETEE PAR DES MUSICIENS EST ACCEPTEE LORS DES SPECTACLES D'OUVERTURE ET DE CLOTURE.

6.4    Programme

L’Européade débute lors de l’arrivée des groupes à l’enregistrement le mercredi et se termine lors de leur départ le lundi matin.
Chaque groupe aura la possibilité, ensemble avec les autres groupes de sa région, d’effectuer au moins une prestation dans l’un des deux événements principaux (cérémonie d’ouverture ou cérémonie de clôture), généralement organisés le jeudi et le dimanche.
La durée de la prestation est strictement limitée à 3 minutes pour chacun ! Nous vous demandons expressément de ne pas dépasser le temps alloué pour votre prestation !

En plus des grands spectacles, un certain nombre de représentations distinctes sont généralement programmées les jeudi, vendredi et samedi :
• concert pour enfants et jeunes pour les plus jeunes danseurs et musiciens
• concert de musique pour les musiciens
• concert de chorales pour les chanteurs
• spectacles de rue (généralement d’une durée de 25 minutes par groupe).

Il y a aussi, pour tous les groupes, un défilé à travers la ville, très populaire, organisé généralement le samedi après-midi, et un bal le samedi soir. 
Le service chrétien œcuménique a lieu le dimanche matin.
L’Européade se termine le dimanche après-midi, avec le spectacle de la cérémonie de clôture.

La durée de ces représentations est indiquée dans les programmes.
 

6.5 Autres matières

6.5.1    Réception officielle

Le Conseil municipal invite les groupes à une réception, généralement le samedi matin.
Chaque groupe y délègue deux représentants en costumes.

Nous demandons aux groupes de ne pas apporter de cadeaux. Les plus beaux cadeaux que vous pouvez offrir sont vos magnifiques prestations.

Votre présence à la réception est appréciée et vous donne l’occasion de rencontrer d’autres groupes, nouveaux ou familiers, ainsi que des membres du Conseil municipal, du Comité Local d’Organisation et du Comité International de l’Européade.

6.5.2    Assistance médicale

Les participants de l’Union Européenne doivent apporter leur propre carte européenne d’assurance maladie. Ceci s'applique à tous les participants. 

Cette carte couvre habituellement :

- le rapatriement pour raisons médicales 

- les frais médicaux d’urgence dans les pays
  européens. 

Les règles varient dans chaque pays de l'UE. Il est donc important de vérifier le niveau de couverture fourni par l’assurance maladie de votre pays.

En cas d'accident, ou si vous avez besoin de soins médicaux urgents, vous pouvez contacter le Comité Local d'Organisation pour obtenir de l’aide, mais tous les frais - médicaux et autres -doivent être pris en charge par le participant.

6.5.3    Assurance
     
Nous vous recommandons de souscrire une assurance pour couvrir tout vol de bagages, d'instruments et/ou de vêtements.
Le CIE n’est pas responsable des dommages subis par les participants et/ou leurs biens.

6.5.4    Comportement du groupe

Il est très important que chaque participant agisse en tant qu'invité dans le pays / la ville et qu’il respecte les règles locales.
Les groupes qui ne se comportent pas bien ne seront plus invités à participer à l’Européade dans le futur. 

6.5.5    Amitié

L’Européade est le plus grand festival de danse folklorique en Europe. Il offre à tous les participants une excellente occasion de se faire de nouveaux amis et de retrouver d'anciens amis des années précédentes.

6.5.6    Drapeau

Les groupes sont priés d'apporter le drapeau de leur région et le drapeau européen (avec 12 étoiles d'or sur fond bleu) à utiliser pendant le défilé entre autres.

6.5.7    Transport

Tous les frais de voyage sont à charge des groupes participants.

Sur demande, les groupes peuvent obtenir une liste des sociétés d’autocars situées dans la région de la ville organisatrice. Les frais de location des autocars sont à charge des groupes. 

7. Après l’Européade

Dès le début de l'Européade, le site web - www.europeade.eu - contiendra un lien vers un formulaire d'évaluation destiné aux groupes. 
Nous vous demandons de le compléter par informatique, dès votre retour. 
Vos idées nous aideront à améliorer la manifestation. 
 

8. Comité International de l’Européade (association sans but lucratif)

8.1    Principes généraux 

L'Européade de la culture populaire européenne vise à promouvoir et à soutenir l'unité entre tous les peuples d'Europe, dans la liberté et la paix. 
La culture populaire est liée à l'individualité d'une nation. L’Européade a pour objectif principal de développer des liens fraternels entre les citoyens européens.

Toute nation, même petite, doit pouvoir préserver son identité culturelle dans une future Europe. L'établissement de contacts avec diverses cultures folkloriques européennes est une grande source d'enrichissement. C’est précisément cette diversité que l’Européade souhaite soutenir et promouvoir.

L'Européade promeut l'égalité des chances pour tous les aspects de la culture populaire européenne, de la danse aux chants, en passant par la musique, les jeux de drapeaux, les costumes nationaux, etc. Nous souhaitons que tous les participants assistent à tous les événements vêtus de leurs costumes traditionnels, dans l'esprit de l’Européade et en signe de respect pour les autres artistes.

8.2    Opération en cas de crise

En concertation avec les autorités locales, la CIE se réserve le droit de modifier ou d’annuler tout ou une partie du programme de l’Européade en cas de problème de sécurité grave.

8.3    Représentants de votre région / pays au sein du Comité International de l’Européade 

Si vous désirez contacter le représentant CIE de votre région / pays, veuillez consulter notre site web
  https://www.europeade.eu/fr/propos-europeade/iec-membres about-Europeade/iec-members