RICHTLIJNEN voor volkskunstgroepen

1. Introductie

Welkom op onze informatiesectie over de Europeade.  We kijken ernaar uit u te ontmoeten op Europeade!

Europeade is een soort vijfdaags feest voor 5.000 dansers, muzikanten en zangers.  Meer dan 200 dans-, muziek-, zang- en vlaggengroepen zijn aanwezig.

Het is niet zomaar een evenement.  We creëren Europese vriendschap en eenheid door onze diversiteit te delen.

Europeade is een onafhankelijke jaarlijkse bijeenkomst van 5.000 mensen die betrokken zijn bij volksdans en muziek uit heel Europa.  Elk jaar komen we in de zomer een week lang samen, vaak in een nieuwe stad in Europa, oude vrienden en nieuwe groepen samen.  In de meeste landen in Europa hebben we in onze meer dan 50-jarige geschiedenis gedanst en muziek gemaakt.

Tijdens de Europeade tonen we onze dansen in voorstellingen in grote arena's (we hebben twee grote shows en elke dansgroep kan op één daarvan optreden) en op podia in de straten van de stad.  Muziekgroepen en koren hebben hun eigen evenementen, net als kinderen en jeugdgroepen.  We houden ook een bal, een parade en een oecumenische christelijke dienst.  Groepen dansen, zingen en spelen hun muziek in traditionele klederdracht door de hele stad, dag en een deel van de nacht!  We delen onze regionale cultuur met de lokale bevolking en met elkaar.  Zie de rubriek "tijdens de Europeade" op "programma" voor meer gedetailleerde informatie.
 

2. Aard van de deelnemende groepen

2.1 Dansgroepen (volwassenen, kinderen en jeugd)
Dansgezelschappen met minder dan 10 dansers dienen zich aan te sluiten bij een andere groep van dezelfde regio met meer dan tien leden.  Dit zal helpen om je voorstelling interessanter te maken.
Dansers moeten hun deelnemersbijdrage betalen als lid van deze grotere groep, en niet individueel.  

2.2    Koren
Koren moeten liederen uitvoeren die geassocieerd wordt met de volkscultuur van hun land.  Ze kunnen ook worden uitgenodigd om religieuze liederen en of muziek uit te voeren tijdens de oecumenische christelijke dienst.

2.3    Muziekgroepen
Muziekgroepen die voor dansers en zelfstandig reizende dansers spelen, zijn van harte welkom en krijgen de mogelijkheid om volksmuziek uit te voeren in de muziekconcerten.  Zij kunnen ook uitgenodigd worden om religieuze muziek uit te voeren tijdens de oecumenische christelijke dienst.  Grotere bands kunnen ook worden uitgenodigd om meer internationale dansmuziek te spelen tijdens de Europeade-bal. 

2.4 Vendelgroepen
Vendelgroepen treden op tijdens de openings- of sluitingsceremonie en tijdens de parade.

2.5 Kinderen en jeugdgroepen
We zijn blij dat zoveel kinderen en jeugdgroepen naar Europa komen.  Zij hebben een speciaal programma en voorstellingen, maar kunnen natuurlijk ook de andere evenementen bijwonen.  Ze worden meestal ondergebracht in een andere school dan de volwassen groepen, zodat ze niet gestoord worden als ze moeten uitrusten.
 

3. Zich kandidaat stellen voor deelname aan de Europeade

- Gelieve het online inschrijvingsformulier in te vullen en op te sturen naar het Europeade kantoor in Antwerpen tegen 20 februari van het jaar van het evenement dat u wenst bij te wonen, samen met 50% van de deelnamekosten (zie hieronder). Het saldo moet uiterlijk op 1 mei van hetzelfde jaar door het Antwerpse kantoor ontvangen zijn.  
- De officiële bevestiging wordt verstuurd naar alle groepen die ingeschreven staan om deel te nemen tegen 15 maart, in het jaar van het evenement.
- Op onze website kan u volgen hoeveel groepen en hoeveel deelnemers zich reeds hebben ingeschreven.
 

4. Deelnemersbijdrage

De deelnamekosten per persoon zijn als volgt:
    120 € voor iedereen boven de leeftijd van 13 jaar     
      75 € voor kinderen van 3 tot 13 jaar  
        0 € voor kinderen jonger dan 3 jaar 

Dit bedrag dekt alle maaltijden van woensdagavond tot maandagochtend, accommodatie in een school en een programma.
 

5. Betalingen

Vermeld bij elke betaling altijd de naam van uw groep. 

Alle betalingen dienen vooraf te worden voldaan. We betreuren het dat we geen extra deelnemers kunnen registreren of de betaling van de inschrijvingskosten op de inschrijving dag kunnen aanvaarden.

Om organisatorische en veiligheidsredenen kunnen alleen deelnemers die vooraf zijn ingeschreven het evenement bijwonen.
  
We betreuren het dat we geen terugbetaling kunnen doen voor groepen die aankomen met minder deelnemers dan oorspronkelijk geregistreerd en betaald.

Groepen die om dringende, dwingende redenen genoodzaakt zijn hun inschrijving te annuleren, worden na afloop van het Europeade-evenement en na aftrek van de administratiekosten (40 €/persoon) vergoed. Helaas is het niet mogelijk om het betaalde saldo over te dragen om de deelname aan de Europeade het volgende jaar te financieren.

Wij betreuren het dat groepen die hun inschrijving minder dan 30 dagen voor de start van de Europeade annuleren of op woensdag met minder deelnemers aankomen dan zij ingeschreven hebben, niet kunnen worden terugbetaald en dat hun betaling ook niet meer naar het volgende jaar kan worden overgemaakt. Tegen die tijd zullen we het geld namelijk al naar de organiserende stad hebben overgemaakt en zij zullen het hebben gebruikt.

6. Tijdens de Europeade

6.1     Aankomst
Groepsregistratie vindt alleen plaats op de eerste dag van de Europeade (meestal op woensdag en wordt in elke oproep bepaald en gepubliceerd). Naast praktische informatie en technische details, ontvangt ieder lid van de groep bij inschrijving een badge en een programmabrochure en is er een technische productiebrochure voor de groep.  De groepsleiders kunnen ook de technische afspraken met het regie team bevestigen.

6.2    Logement en maaltijden
Deelnemers worden meestal ondergebracht in scholen.  De kinderen en hun begeleiders worden ondergebracht in één of meer scholen die gescheiden zijn van de volwassen accommodatie.

Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat niet alle groepen in het centrum van de gaststad kunnen verblijven.

Deelnemers worden voorzien van een matras, kleerhanger en stoel, maar dienen wel hun eigen slaapzak of lakens en een deken mee te nemen. 

Groepen die samen reizen met dezelfde bus worden op dezelfde locatie ondergebracht. Vermeld op het inschrijfformulier of u een bus deelt.

De maaltijden voor de deelnemers worden als volgt verzorgd:
5 x ontbijt: van donderdag tot maandag
4 x lunches: van donderdag tot zondag
5 x diners: van woensdag tot en met zondag

Gelieve alle personen met speciale dieetwensen (zuivelvrij, lactosevrij, lactosevrij, laag lactosegehalte, glutenvrij, vegetarisch, geen vis, geen noten, veganistisch, overig) aan te geven op pagina H van het online registratieformulier.    
            
6.3    Technische regelingen
De musici die versterking nodig hebben voor hun instrumenten moeten dit vermelden op het onderdeel "Stage Management form - Musicians" van het aanvraagformulier.
Er is apparatuur voor DVD/CD/mp3/mp3/mp4 en microfoons voor geluidsversterking op elk podium.

HOUD ER REKENING MEE DAT ALLEEN LIVE MUZIEK KAN WORDEN AFGESPEELD VOOR DE OPENINGS- EN SLOTEVENEMENTEN.

6.4    Programma
Het standaardprogramma voor de Europeade loopt van de registratie bij aankomst op woensdag tot en met maandagochtend wanneer iedereen naar huis gaat.

Elke groep heeft de mogelijkheid om minstens één keer op te treden tijdens een van de twee grote evenementen (Openings- of Slotevenementen, meestal op donderdag en zondag), samen met andere groepen uit hun regio. De duur van deze voorstelling is strikt beperkt tot 3 minuten voor iedereen! Wij raden u aan om deze toegewezen tijd voor uw optreden niet te overschrijden.

Naast de grote voorstellingen zijn er meestal ook een aantal afzonderlijke voorstellingen gepland op donderdag, vrijdag en zaterdag:
- Kinder- en jongerenconcert voor de jongere dansers en muzikanten
- Muziekconcert voor instrumentalisten
- Koorconcert voor zangers
- Straatoptredens (meestal 25 minuten per groep)
Er is ook een zeer populaire parade door de stad voor alle groepen, meestal op zaterdagmiddag, en een bal voor alle deelnemers op zaterdagavond.  De oecumenische christelijke dienst vindt plaats op zondagmorgen, en Europeade eindigt met de slotceremonie en show op zondagmiddag.

De duur van deze voorstellingen is te vinden in de desbetreffende programma's.
 

6.5 Andere zaken

6.5.1 Receptie 
De gemeenteraad nodigt de groepen uit voor een receptie, meestal op zaterdagochtend van het evenement.
Elke groep moet twee vertegenwoordigers kiezen om de receptie in kledij bij te wonen.

We vragen de groepen om geen cadeaus mee te nemen.  Wij geloven dat het beste cadeau dat u kunt geven uw prachtige optredens zijn.

Toch wordt uw aanwezigheid bij de receptie op prijs gesteld.  De receptie geeft uw vertegenwoordigers de gelegenheid om andere nieuwe of vertrouwde groepen te ontmoeten, evenals leden van de gemeenteraad en het lokale en internationale comité.

6.5.2 Medische bijstand
Deelnemers aan de Europese Unie moeten hun eigen individuele Europese ziekteverzekeringskaart meenemen. Dit geldt voor alle deelnemers. 
 
Deze kaart biedt meestal de volgende dekking:
-Terugzending om medische redenen
-spoedeisende medische kosten in Europese landen.
 
De regels verschillen per EU-land. Het is daarom belangrijk om het niveau van de dekking van de ziektekostenverzekering van uw land te controleren. 

In het geval van een ongeval of als u dringende medische zorg nodig heeft, neem dan contact op met de lokale organisatiecommissie voor hulp, maar alle medische en andere kosten moeten door de deelnemer worden betaald.

6.5.3 Verzekering
Wij raden u aan een verzekering af te sluiten ter dekking van eventuele diefstal van bagage, instrumenten en/of kleding.
De IEC is niet verantwoordelijk voor eventuele schade aan de deelnemers of hun bezittingen.

6.5.4 Discipline van de groep
Het is van groot belang dat elke deelnemer als gast optreedt in het land/de stad en zich aan de lokale regels houdt.
Groepen die zich niet goed gedragen worden niet uitgenodigd om deel te nemen aan de toekomstige Europeade.

6.5.5    Vriendschap
De Europeade is het grootste volksdansfestival van Europa en biedt elke deelnemer de kans om nieuwe vrienden te maken en oude vrienden uit voorgaande jaren te ontmoeten.

6.5.6     Vlag
Groepen worden verzocht zowel de vlag van hun eigen regio als de Europese vlag (met 12 gouden sterren op een blauwe achtergrond) mee te nemen om mee te nemen tijdens de parade, enz.

6.5.7    Transport
Alle reiskosten worden betaald door de deelnemende groepen zelf. 

Op verzoek kunnen de groepen een lijst ontvangen van de vervoersbedrijven in de gaststad die bussen huren. De huurkosten van de bussen worden door de groep betaald.
 

7. Na de Europeade

Na de Europeade vragen we de deelnemende groepen om een evaluatieformulier in te vullen. Deze evaluaties door de verschillende deelnemers zullen ons helpen om Europaade in de toekomst te verbeteren. Zodra de Europeade van start gaat, zal de website - www.europeade.eu
 - een link naar de groepsevaluatie bevatten. We vragen u om deze evaluatie digitaal af te ronden zodra u thuiskomt, en uw ideeën zullen helpen om het evenement voor iedereen beter te maken.
 

8. Internationaal Europeade Comité ivzw

8.1    Algemene principes
De Europeade voor de Europese volkscultuur heeft tot doel de eenheid tussen alle mensen in Europa te bevorderen en te ondersteunen, in vrijheid en vrede. De volkscultuur is verbonden met de individualiteit van een natie. Het hoofddoel van de Europeade is het ontwikkelen van broederlijke banden tussen de volkeren van Europa. 

Elke natie, hoe klein ook, moet in staat zijn haar culturele identiteit in een toekomstig Europa te behouden.  Het leggen van contacten met diverse Europese volksculturen is een grote bron van verrijking. Het is precies deze diversiteit die de Europeade wil ondersteunen en bevorderen.

De Europeade bevordert gelijke kansen voor alle aspecten van de Europese volkscultuur, van dans tot zang, muziek, vlaggenzwaaien, nationale kostuums, enz. Daarom verwachten wij van alle groepen dat zij in hun traditionele kostuums bij alle evenementen aanwezig zijn, in de geest van de doelstellingen van de Europeade en als een teken van respect voor de andere artiesten.

8.2 Werking in geval van crisis
In overleg met de lokale autoriteiten behoudt de IEC zich het recht voor om in geval van een ernstig veiligheidsprobleem het Europeade-programma geheel of gedeeltelijk te wijzigen of te annuleren.

8.3 Vertegenwoordigers in de IEC van uw regio / land
Als u contact wilt opnemen met de vertegenwoordiger van IEC uit uw regio, kijk dan op onze website https://www.europeade.eu/nl/over-europeade/iec-leden