7.1 Aankomst
Groepsregistratie vindt alleen plaats op de eerste dag van de Europeade (meestal op woensdag en wordt in elke oproep bepaald en gepubliceerd). Naast praktische informatie en technische details, ontvangt ieder lid van de groep bij inschrijving een badge en een programmabrochure en is er een technische productiebrochure voor de groep. De groepsleiders kunnen ook de technische afspraken met het regie team bevestigen.
7.2 Logement en maaltijden
Deelnemers worden meestal ondergebracht in scholen. De kinderen en hun begeleiders worden ondergebracht in één of meer scholen die gescheiden zijn van de volwassen accommodatie.
Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat niet alle groepen in het centrum van de gaststad kunnen verblijven.
Deelnemers worden voorzien van een matras, kleerhanger en stoel, maar dienen wel hun eigen slaapzak of lakens en een deken mee te nemen.
Groepen die samen reizen met dezelfde bus worden op dezelfde locatie ondergebracht. Dit dient op het inschrijvingsformulier vermeld te worden.
De maaltijden voor de deelnemers worden als volgt verzorgd:
5 x ontbijt: van donderdag tot maandag
4 x lunches: van donderdag tot zondag
5 x diners: van woensdag tot en met zondag
Wij kunnen spijtig genoeg ENKEL vegetarische maaltijden aanbieden. Indien er personen zijn die andere allergieën hebben dienen zij zelf hun eten te voorzien.
Gelieve alle personen met speciale dieetwensen aan te geven op pagina H van het online registratieformulier.
7.3 Technische regelingen
De musici die versterking nodig hebben voor hun instrumenten moeten dit vermelden op het onderdeel "Stage Management form - Musicians" van het aanvraagformulier.
Er is apparatuur voor DVD/CD/mp3/mp3/mp4 en microfoons voor geluidsversterking op elk podium.
HOUD ER REKENING MEE DAT ALLEEN LIVE MUZIEK KAN WORDEN AFGESPEELD VOOR DE OPENINGS- EN SLOTEVENEMENTEN.
7.4 Programma
Het standaardprogramma voor de Europeade loopt van de registratie bij aankomst op woensdag tot en met maandagochtend wanneer iedereen naar huis gaat.
Elke groep heeft de mogelijkheid om minstens één keer op te treden tijdens een van de twee grote evenementen (Openings- of Slotevenementen, meestal op donderdag en zondag), SAMEN met andere groepen uit hun regio. De duur van deze voorstelling is strikt beperkt tot 3 minuten voor iedereen! Wij raden u aan om deze toegewezen tijd voor uw optreden niet te overschrijden.
Naast de grote voorstellingen zijn er meestal ook een aantal afzonderlijke voorstellingen gepland op donderdag, vrijdag en zaterdag:
- Kinder- en jongerenconcert voor de jongere dansers en muzikanten
- Muziekconcert voor instrumentalisten
- Koorconcert voor zangers
- Straatoptredens (meestal 25 minuten per groep)
Er is ook een zeer populaire parade door de stad voor alle groepen, meestal op zaterdagmiddag, en een bal voor alle deelnemers op zaterdagavond. De oecumenische christelijke dienst vindt plaats op zondagmorgen, en Europeade eindigt met de slotceremonie en show op zondagmiddag.
De duur van deze voorstellingen is te vinden in de desbetreffende programma's.