Richtlinien für Volkskunstgruppen

1. Einführung

Willkommen bei unserer Hintergrunds-  Information über die Europeade.  Wir freuen uns sehr, sie bei der Europeade willkommen zu heißen. 

Die Europeade ist ein Internationales Festival mit 5,000 Tänzern, Musikern und Sängern, bei dem mehr als 200 Tanz-, Musik-, Gesangs und Flaggenwerfer- Gruppen teilnehmen.

Es ist aber nicht nur eine Veranstaltung.  Wir setzten uns für die Europäische Freundschaft und Einigkeit ein, indem wir unsere Unterschiede und Vielfalt miteinander teilen und austauschen. 

Die Europeade ist ein unabhängiges, alljährlich stattfindendes Treffen von ca.5,000 Menschen aus Gesamt- Europa, die sich dem Volkstanz und der Musik verschrieben haben.  Wir treffen uns jedes Jahr im Sommer für eine Woche, meist in einer neuen Stadt in Europa, wo alte Freunde und neue Gruppen zusammenkommen. In unserer über 50 Jahren dauernden Geschichte haben wir inzwischen in den meisten Europäischen Ländern getanzt und musiziert. 

Während der Europeade zeigen wir unsere Tänze mit Auftritten in großen Arenen (wir präsentieren zwei große Shows, und jede Tanzgruppe hat dabei die Möglichkeit, sich auf einer davon zu zeigen) genauso wie auf Bühnen in den Straßen und Plätzen der jeweiligen Stadt.  Musikgruppen und Chöre haben ihre eigenen Auftritte, ebenso die Kinder- und Jugendgruppen.  Dazu veranstalten wir einen Ball, eine Parade und einen Ökumenischen Christlichen Gottesdienst.  Die Gruppen tanzen, singen und spielen ihre Musik in ihren Kostümen und Trachten überall in der Stadt, zu jeder Tageszeit und einen Teil der Nacht.  Wir teilen unsere regionale Kultur mit den lokalen Bewohnern und tauschen uns untereinander aus.  Siehe:  “Während der Europeade” und “Programm” für mehr Detail- Informationen.

2. Art der teilnehmenden Gruppen

2.1    Tanzgruppen (Erwachsene, Kinder und Jugendliche)
Tanzgruppen mit weniger als 10 Tänzern sollten sich mit einer anderen Gruppe aus der gleichen Region zusammenschließen, um eine größere Gruppe von über 10 Personen zu bilden.  Das wird helfen, ihre Darbietung attraktiver zu gestalten. 
Tänzer sollten bitte ihre Teilnahmegebühren als Mitglied dieser größeren Gruppe bezahlen, nicht als Einzelperson.

2.2    Chöre
Chöre sollten typische Musik in Verbindung mit der Folk- Kultur ihres Landes aufführen.  Sie sind außerdem eingeladen, religiöse Musik während des Ökumenischen Gottesdienstes darzubieten. 

2.3     Musikgruppen
Musikgruppen, die für Tänzer spielen oder unabhängig reisen, sind herzlich willkommen, und können Gelegenheiten wahrnehmen, Folk- Musik während des Konzerts aufzuspielen.  Sie sind ebenso eingeladen, während des Ökumenischen Gottesdienstes religiöse Musik zu spielen.  Größere Bands können ebenso herzlich eingeladen sein, mehr internationale Musik zum Tanzen während des Europeade- Balls zu spielen. 

2.4    Flaggenwerfer 
Flaggenwerfer- Gruppen treten während der Eröffnungs- oder Abschluss- Zeremonie und während der Parade auf.

2.5    Kinder- und Jugendgruppen
Wir sind sehr erfreut, dass so viele Kinder und Jugend- Gruppen zur Europeade kommen.  Sie haben besondere Programme und Shows, können dabei natürlich an allen anderen Events teilnehmen.  Sie sind normalerweise getrennt von Erwachsenen- Gruppen in separaten Schulen untergebracht, so dass sie nicht gestört werden, wenn sie Ruhe brauchen. 

3. Bewerbung zur Teilnahme an der Europeade

-    Bitte das Online- Anmeldeformular ausfüllen und bis 20. Februar des Event- Jahres der Teilnahme an das Europeade- Büro in Antwerpen senden, zusammen mit 50 % der Teilnahme- Gebühren (siehe unten). Der Restbetrag sollte spätestens bis zum 1. Mai des gleichen Jahres beim Büro in Antwerpen eintreffen. 
-    Am 15. März des Jahres des Events wird die offizielle Bestätigung allen zur Teilnahme registrierten Gruppen zugesandt. 
-    Auf unserer Webseite können sie verfolgen, wie viele Gruppen und wie viele Teilnehmer inzwischen schon registriert sind. 
 

4. Teilnahme- Gebühren

Die Teilnahme- Gebühren pro Person sind wie folgt:
    120 €   für alle über dem Alter von 13 Jahren 
      75 €   für Kinder vom Alter von 3 bis 13 Jahren 
        0 €   für Kinder unter 3 Jahren
Dieser Beitrag deckt alle Mahlzeiten von Mittwoch Abend bis Montag Morgen, der Unterbringung in einer Schule und der Teilnahme am Programm.
 

5. Bezahlung der Teilnahme- Gebühren

Bitte vergewissern sie sich, dass sie bei jeder Überweisung den Namen ihrer Gruppe angeben. 

Alle Bezahlungen müssen im Voraus getätigt werden. Leider können wir am Anreisetag keine zusätzlichen Teilnehmer registrieren, noch Bezahlungen von Teilnahme- Gebühren akzeptieren.  

Aus organisatorischen- und Sicherheits-Gründen können nur Personen am Event teilnehmen, die im Voraus registriert worden sind. 
  
Leider ist es uns nicht möglich, Rückerstattungen an Gruppen zu tätigen, die mit weniger Teilnehmer ankommen, als ursprünglich registriert und dafür bezahlt. 

Gruppen, welche gezwungen sind, ihre Registrierung zurückzuziehen- aus dringenden, zwingenden Gründen- bekommen die Rückerstattung nach dem Europeade- Event und nach Abzug der Verwaltungskosten (40 €/Person). Leider ist es nicht möglich, eine Ausgleichszahlung für eine Teilnahme an der Europeade im nächsten Jahr zu übertragen.

Es tut uns leid, dass wir Gruppen, die ihre Teilnahme in weniger als 30 Tag vor Beginn der Europeade absagen oder am Mittwoch mit weniger Teilnehmern ankommen, als sie sich angemeldet haben, keine Rückvergütung geben können und ihre Zahlung nicht länger in das folgende Jahr übertragen werden kann. Dies kommt zustande, da wir zu diesem Zeitpunkt die Gelder bereits der organisierenden Stadt überwiesen haben und die sie bereits eingesetzt haben. 
 

6. Während der Europeade

6.1    Ankunft
Die Gruppen- Registrierung findet nur am ersten Tag der Europeade statt (üblicherweise am Mittwoch und wird in jedem Aufruf definiert und veröffentlicht). Zu praktischen Informationen und technischen Details, bekommt jeder Teilnehmer bei der Registrierung ein Abzeichen und eine Programm- Broschüre, ebenso gibt es eine technische Ablauf Broschüre für die Gruppe. Gruppen- Leiter haben dazu die Möglichkeit, technische Abmachungen mit dem Regieteam zu bestätigen. 

6.2    Unterkunft und Verpflegung
Die Teilnehmer sind meist in Schulen untergebracht. Die Kinder und ihre Leiter sind in einer oder mehreren Schulen untergebracht, die separat von den Unterkünften der Erwachsenen sind. 

Bitte haben sie Verständnis, dass es eventuell nicht für alle Gruppen möglich sein wird, mitten im Zentrum der ausrichtenden Stadt untergebracht zu werden. 

Die Teilnehmer werden ausgestattet mit einer Matratze, Kleiderbügel und einem Stuhl, doch bitte jeder seinen eigenen Schlafsack, oder Leintücher und Decken mitbringen.  

Gruppen, die zusammen im gleichen Bus reisen, werden zusammen in der gleichen Unterkunft untergebracht. Bitte geben im Anmeldungs- Formular an, mit wem sie einen Bus teilen. 

Die Verpflegung wird den Teilnehmern wie folgt angeboten:
5 x Frühstück: von Donnerstag bis Montag
4 x Lunch: von Donnerstag bis Sonntag
5 x Dinner: von Mittwoch bis Sonntag

Bitte weisen sie auf alle Personen hin, die besondere Diät- Anweisungen brauchen (Milch frei, Lactose frei, wenig Lactose, Gluten frei, Vegetarisch, Vegan, kein Fisch, keine Nüsse, oder anderes) auf Seite H des Online- Anmeldungsformulars. 
                                
6.3    Technische Vereinbarungen 
Musiker, die für ihre Instrumente eine Verstärkung benötigen, mögen das bitte auf dem “Bühnen- Leitung Formular für Musiker” vermerken. 
Es gibt eine Ausstattung für DVD/CD/mp3/mp4 und Mikrophone für Sound Verstärkung auf jeder Bühne.

BITTE SEINEN SIE SICH BEWUSST- DASS AUSSCHLIESSLICH LIVE- MUSIK BEI DER ERÖFFNUNGS- UND ABSCHLUSS- ZEREMONIE GESPIELT WERDEN KANN. 

6.4    Programm
Das Standart Programme der Europeade startet mit der Registrierung bei der Ankunft am Mittwoch und endet Montag am Morgen, wenn alle wieder nach Hause reisen. 

Jede Gruppe hat die Gelegenheit, mindestens ein Mal während einer der beiden Haupt- Events (Eröffnungs- oder Abschluss- Zeremonie, die meist an Donnerstag und Sonntag stattfinden) aufzutreten, zusammen mit anderen Gruppen ihrer Region. Die Dauer dieser Auftritte ist für alle streng zeitlich begrenzt auf 3 Minuten! Wir bitten sie dringlich, diese vorgegebene Zeit für ihren Auftritt nicht zu überschreiten.  

Zu den großen Shows, finden wie immer viele separate Aufführungen an Donnerstag, Freitag und Samstag statt.  
•    Kinder und Jugend- Konzert für die jüngeren Tänzer und Musiker
•    Musik- Konzert für Instrumentalisten 
•    Chor- Konzert für Sänger 
•    Strassen- Auftritte (normalerweise 25 Minuten Dauer per Gruppe)
Außerdem gib es eine sehr populäre Parade durch die Stadt mit allen Gruppen, meist Samstag am Nachmittag und einen Ball für alle Teilnehmer am Samstagabend. Der Ökumenische Christliche Gottesdienst wird am Sonntag am Morgen gefeiert und die Europeade endet mit der Abschluss- Zeremonie und Show am Sonntag am  Nachmittag. 

Die Dauer dieser Auftritte finden sie in den jeweiligen Programmen.

6.5 Weitere Themen

6.5.1    Offizieller Empfang bei der Stadt
Der Stadtrat lädt die Gruppen zu einem Empfang ein- meist am Samstagmorgen des Events. Jede Gruppe möge dafür zwei Repräsentanten wählen, diesen Empfang in der Tracht zu besuchen. 
Wir bitten die Gruppen, keine Geschenke zu überbringen. Wir glauben, das schönste Geschenk, das wir von ihnen erhalten können, ist ihre wundervolle Darbietung. 

Nicht desto trotz, wissen wir ihre Anwesendheit während des Empfangs zu schätzen. 
Der Empfang gibt ihren Repräsentanten die Gelegenheit, andere neue oder bekannte Gruppen zu treffen, wie auch Mitglieder des Stadtrates und des Lokalen- und Internationalen Komitees   

6.5.2    Medizinsche Versorgung
Teilnehmer der Europäischen Union müssen ihre eigene, persönliche Europäische Kranken- Versicherten Card mitbringen. Dies gilt für alle Teilnehmer. 

Normalerweise zeigt diese Carte folgendes Erscheinungsbild:
-Rücktransport aus Medizinischen Gründen 
-Übernahme von Kosten bei Medizinischem Notfall in Europäischen Ländern. 

Die Vorschriften sind unterschiedlich in jedem EU Land. Es ist daher wichtig, die Höhe ihrer Absicherung bei der Krankenversicherung ihres Landes zu überprüfen.

Im Falle eines Unfalls oder wenn sie dringende medizinische Hilfe benötigen, kontaktieren bitte das Lokale Organisations- Komitees für Hilfe, doch alle medizinische und andere Kosten müssen vom Teilnehmer selbst übernommen werden.

6.5.3    Versicherung
Wir empfehlen ihnen eine Versicherung zur Abdeckung von Diebstahl ihres Gepäcks, Instrumente und/oder Kleidung. 
Das IEC ist nicht verantwortlich irgendeinen Schaden zu tragen betreffend der Teilnehmer und deren Eigentum.  

6.5.4    Verhalten der Gruppen
Es ist sehr wichtig, dass jeder Teilnehmer sich wie ein Gast in dem Land/der Stadt verhält und die lokalen Regeln befolgt. 
Gruppen, die sich nicht gut betragen, werden in der Zukunft nicht mehr eingeladen, an der Europeade teilzunehmen. 
 
6.5.5    Freundschaft
Die Europeade ist das größte Folk Dance Festival in Europa und gibt jedem Teilnehmer eine großartige Gelegenheit, neue Freundschaften zu knüpfen und alte Freunde aus vorhergehenden Jahren wieder zu treffen. 

6.5.6    Flaggen
Gruppen werden gebeten, beide Flaggen mitzubringen- die Flagge ihrer eigenen Region und die Europäische Flagge (mit 12 Goldenen Sternen auf Blauem Hintergrund) welche während der Parade und sonstigen Auftritten getragen werden können. 

6.5.7    Transport
Alle Reisekosten tragen die teilnehmenden Gruppen selbst. Auf Wunsch können die Gruppen eine Liste von Transport- Gesellschaften der Gastgeber- Stadt bekommen, welche Busse vermieten. Die Mietkosten eines Busses müssen von der Gruppe bezahlt werden.
 

7. Nach der Europeade

Nach der Europeade bitten wir die teilnehmenden Gruppen ein Evaluations Formular auszufüllen. Diese Evaluation durch verschiedene Teilnehmer wird uns helfen, die Europeade in der Zukunft noch mehr zu verbessern.  Sobald die Europeade beginnt, wird die Webseite: - www.europeade.eu – einen Link für die Gruppen- Evaluation enthalten. Wir würden sie bitten, diese Evaluation sobald sie zuhause angekommen sind, auszufüllen und ihre Ideen werden helfen, den Event für alle besser zu gestalten. 

8. Internationales Europeade Komitee oder kurz: IEK (ein Non-Profit Verein)

8.1    Allgemeine Richtlinien
Die Europeade setzt sich ein für die Europäische Volks- Kultur um Einigkeit zwischen allen Europäischen Völkern zu fördern und zu unterstützen, in Freiheit und Frieden.  Die Volks- Kultur ist verbunden mit der Individualität einer Nation. Das Hauptanliegen der Europeade ist es, brüderliche Bande zwischen den Menschen Europas zu knüpfen. 

Jede Nation- und sei sie noch so klein- sollte die Möglichkeit haben, ihre kulturelle Identität in einem zukünftigen Europa zu bewahren. Kontakte mit verschiedenen Europäischen Volks- Kulturen zu knüpfen ist eine großartige Quelle der Bereicherung. Es ist genau diese Verschiedenheit, welche die Europeade unterstützen und fördern möchte. 

Die Europeade fördert gleiche Gelegenheiten für alle Aspekte der Europäischen Volks- Kultur- vom Tanz zum Gesang, Musik, Flaggen- Werfen, nationale Trachten, etc. Daher erwarten wir von allen Gruppen, bei allen Events in ihren traditionellen Trachten präsent zu sein, im Geiste des Ziels der Europeade und als ein Zeichen des Respekts gegenüber den anderen Künstlern. 

8.2    Vorgehensweise im Falle einer Krise
In Beratung mit den lokalen Autoritäten, wird sich das IEK das Recht vorbehalten, das Europeade- Programm zu ändern oder gar abzusagen, teilweise oder den gesamten Event, sobald ernsthafte Sicherheitsfragen auftreten.

8.3    Vertreter ihrer Region, ihres Landes im IEK 
Wenn sie den Vertreter ihres Landes/ihrer Region im IEK kontaktieren möchten, bitte sehen sie auf unserer Webseite:  https://www.europeade.eu/de/uber-europeade/iec-mitglieder